“Pare com as reuniões!” – a nova ordem mundial?
Gigantes globais estão orientando seus times a sair das telas entre uma reunião e outra, recusar encontros inúteis (nesses termos mesmo) e a ter dias de “reunião-zero”. Veja por quê.
A Shopify, que desenvolve softwares para e-commerce, ganhou as manchetes na largada de 2023. E não foi pelas cifras abundantes ou por curvas frenéticas das ações da companhia. Foi pela nova cultura que implementou, que dita: “recuse reuniões inúteis e não faça reunião com mais de duas pessoas”.
A empresa canadense prioriza o trabalho remoto – um desafio exponencial quando se tem um quadro de funcionários de mais de 16 mil pessoas (dado da RocketReach). Sabemos que alinhar demandas, processos, comunicação, e manter o engajamento no virtual é complexo. E estamos aprendendo a melhor forma de fazer isso.
Para a Shopify, um dos caminhos consiste justamente no sentido oposto do que temos feito nos últimos tempos – essa jornada incessante de reuniões para nos sentirmos mais próximos e garantir produtividade. Como destacou a revista Fortune: “a Shopify está encerrando todas as reuniões envolvendo mais de duas pessoas em uma ‘limpeza de calendário’ de trabalho remoto que a própria empresa chama de ‘rápido e caótico’”.
Além disso, a companhia determinou que às quartas-feiras não pode haver reuniões. Ou seja, assim como temos dias reservados para detox de açúcar, álcool, glúten, etc, agora teremos também o dia de “reunião-zero”? Curtimos.
Essa nova postura – aplicada também por outras grandes, como a Meta, dona de Facebook, Instagram e WhatsApp – não é apenas “feeling”: é validada pela ciência.
O óbvio precisou ser provado pela ciência
O laboratório de pesquisas interno da Microsoft (Microsoft’s Human Factors Lab) resolveu comprovar a “fadiga de Zoom” (ou, nesse caso, de Teams) que temos sentido. Convidou funcionários a usar um equipamento de eletroencefalograma durante dois dias, com esquemas diferentes de reunião.
Em um dia, o grupo fez quatro reuniões consecutivas de 30 minutos, cada uma voltada a tarefas diferentes – “projetar um layout de escritório, por exemplo, ou criar um plano de marketing”, como relatou o estudo. Em outro dia, também foram quatro reuniões de 30 minutos, mas intercaladas com intervalos de 10 minutos.
O resultado:
- Intervalos entre as reuniões permitem que o cérebro “reinicie”, reduzindo o acúmulo de estresse
- Reuniões consecutivas podem diminuir a capacidade de concentração e engajamento
- A transição entre as reuniões pode ser uma fonte de alto estresse
Os gráficos abaixo, divulgados pela Microsoft, “desenham” algo que já sentimos: o primeiro mostra, em amarelo, os níveis de estresse no dia em que o grupo participou de reuniões sucessivas, sem breaks. A segunda imagem registrou a atividade cerebral no dia 2 do estudo, em que as mesmas pessoas fizeram a mesma quantidade de reuniões, com a mesma duração, mas separadas por respiros de 10 minutos.
Conclusão que podemos tirar na leitura dessas imagens:
- As ondas de estresse ficaram bem mais abaixo
- Os picos de estresse foram menos recorrentes
- Durante os intervalos, a atividade cerebral ficou tranquilinha, azul da cor do mar…
Muita reunião faz mal. Mas como resolver? Fazer menos “calls” nem sempre é possível. Então, a pesquisa indica o remédio: intervalos curtos entre reuniões. Mas não qualquer intervalo, não.
Descanso estruturado e intencional
O estudo da Microsoft não pediu aos funcionários para apenas pararem entre uma reunião e outra. Nos momentos de descanso, eles meditaram (usando o app Headspace).
Portanto, não é apenas determinar que as pessoas saiam da tela. As lideranças precisam orientar que seus times façam o que podemos chamar de descanso estruturado e intencional.
O que queremos dizer com isso? As empresas devem incentivar os colaboradores a fazerem intervalos com intenção, vontade, deliberação, conscientes da importância dessa prática. E fazê-lo com uma certa estrutura, ou seja, com alguma atividade que direcione ao relaxamento: meditar, fazer respirações profundas ou um alongamento, ouvir uma música que inspire ou relaxe… (aí vai da meta-aprendizagem direcionada para como cada pessoa prefere descansar).
“No mundo atual de trabalho remoto e híbrido, não basta apenas incentivar o autocuidado. Precisamos inovar e alavancar a tecnologia para ajudar os funcionários a operacionalizar as pausas necessárias em suas rotinas diárias”, ressalta Kathleen Hogan, Chief People Officer da Microsoft.
O vice-presidente corporativo da Microsoft 365, Jared Spataro, também virou porta-bandeira da causa: “as reuniões sucessivas, que se tornaram a norma nos últimos 12 meses, simplesmente não são sustentáveis. O Outlook e o Microsoft Teams são usados por milhões de pessoas em todo o mundo e essa pequena mudança pode ajudar os clientes a desenvolver novas normas culturais e melhorar o bem-estar de todos”.
E na sua empresa, como estão os respiros?
Já sabíamos: precisamos de pausas. Agora, entendemos cada vez mais que elas precisam ser estruturadas e intencionais.
E não é modinha. Evitar sobrecarga de reuniões está virando fundamento da cultura organizacional de grandes corporações. E tem saída. A própria pesquisa que detalhamos acima traz alguns antídotos valiosos para a fadiga de reuniões (que vamos detalhar no próximo artigo).
O trabalho híbrido ou 100% remoto continua a nos trazer aprendizados. Que bom que estamos começando 2023 já com o “check” em um deles.
